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如何解决纸质文档管理中的六大难题?

作者: Vivian 来源: 网络 时间: 2017-12-27

在日常工作活动中,每个企业都有会产生大量的文件资料,而大多数都是纸质文档,随着时间的推移,可能会出现一些破损或丢失的现象。同时大量纸质文档,在使用时查找也会比较麻烦。许多企业管理者都开始思考如何解决纸质文档管理中出现的种种问题。

当前纸质文档管理中,普遍存在六大问题:

文档管理现状,传统文档管理

一、录入难:纸质数据需要人工录入到电脑系统,工作量大;

二、共享难:纸质的信息很难快速共享给相关人员;

三、查找难:纸质的文档归类储藏后,很难快速找到需要的文档;

四、核对难:电子化的文档很难快速和原文档进行匹配,导致电子信息的确信度验证上比较麻烦;

五、易出错:录入大量的纸质信息难免会出现信息错误,核对起来难度较大;

六、影响效率:纸质信息未能及时录入系统延缓整个工作流程,工作效率大打折扣。

如今,为了克服企业纸质文档数据的集中管理问题,许多员工要录入大量的纸质文档,将文档数字化电子化。然而,传统的手工录入耗时长、效率低,体验极差。为了解决企业纸质文档管理普遍存在的上述六大问题,厦门云脉推出了纸质文档管理解决方案。

云脉纸质文档管理能给企业带来什么?

一、云脉纸质文档管理解决方案可帮助企业节省大量人工成本,不需要太多的工作人员执行数据录入和核对;

二、提高数据录入工作效率,使信息快速同步,增加企业竞争力;

三、节省存储纸质文档的空间,纸质的文档不需要为方便取用而专门分类存放;

四、增加企业文档资料保存的安全性,电子化的备份有效地避免了纸质文档资料的丢失带来的许多不利;五、服务端数据分类管理及共享让员工可快速获取所需的资料,从而提高企业或机构运作的效率。

现在,云脉纸质文档管理解决方案现在已经广泛应用于银行、电力、保险、政府机关、电信运营商、律师事务所、图书馆等众多企事业单位,其识别率高、稳定性强、资源占用率低、系统适配性好等优势得到了用户的广泛好评。


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